Neste momento estou a começar um projecto de micro consultoria para uma empresa de pequena(micro, <10 trabalhadores) dimensão. O trabalho vai passar por criar maior visibilidade na internet da empresa para aumentar os contactos criados por pessoas que acedam à internet à procura de serviços que esta empresa forneça.
Neste momento penso que é importante explicar como é que eu vejo a consultoria e em particular a micro-consultoria.
Pegando nos conceitos tornados famosos por Mick Cope, podemos estruturar a consulturia em 7 passos:
- Cliente
- Clarificação
- Criação
- Mudança
- Confirmação
- Continuidade
- Fecho
- Perceber o cliente e a motivação dos mesmos
- Perceber o que direcciona as decisões dos clientes, tanto a nível racional como emocional.
- Criar uma relação de confiança para mais tarde poder criar um compromisso sério
- Decidir a melhor forma de se relacionar com o cliente
- Conseguir ver o problema da mesma forma que o cliente o vê
- Retirar o "nevoeiro" que distorcer a realidade do problema
- Criar um contracto que ponha ênfase no ganho mutuo.
- Fazer o diagnóstico juntando informação que determina qual a real fonte de problema e não só os sintomas
- Determinar quais os factores externos que podem impedir o sucesso da mudança
- Perceber os factores culturais da empresa que podem afectar a mudança
- Determinar onde está o centro de decisão na empresa
- Dominar a construção dos sistemas existentes
- Determinar todas as pessoas que podem influenciar os resultados finais
- Determinar todas as opções possíveis
- Testar soluções descobertas por outros para saber se podem ser utilizadas no contexto actual
- Confirmar a melhor solução
- Criar um processo claro e um plano para implementar a solução
- Atribuir responsabilidades para os pontos chave da solução por forma a garantir compromisso
- Saber quais são as causas normais para que a mudança falhe
- Perceber o sistema existente e como é que a solução encaixa no sistema existente.
- Qual o alcance das acções que se possam tomar para criar o deseja da mudança
- Perceber os níveis de motivação das pessoas que têm influência no projecto
- Ter um conhecimento profundo de como gerir o processo de mudança
- Perceber quem, dentro da organização tem o poder para tornar a mudança uma realidade
- Definir responsabilidades para gestão e medição do novo processo
- Ter uma visão clara de qual é o resultado final esperado
- Definir um prazo de controlo e medição do novo processo
- Definir os custos associados ao processo de verificação de implementação do novo processo
- Criar um plano para garantir que depois de projecto estar fechado, o cliente não volta para o processo antigo
- Garantir que não foi implementado um processo/sistema demasiado burocrático que vai inibir a mudança
- Garantir que todo o conhecimento, tanto explicito como tácito foi passado para o cliente e para o sistema do cliente
- Garantir que o cliente tem total conhecimento do novo processo/sistema
- Olhar para trás e aprender
- Deixar o cliente "voar sozinho" sem o suporte do consultor
- Saber que acrescentou valor real ao cliente
- Pensar em novos passos no relacionamento com o cliente
Estes são os 7 passos da consultoria em geral. No conceito de micro-consultoria tudo é aplicável mas existem um conjunto de preocupações adicionais.
Sendo a micro consultoria direccionada a micro empresas (< 10 trabalhadores), tem de existir uma especial preocupação com os custos do projecto e com a quantidade de tempo que a pessoa responsável pelo projecto vai despender.
A realidade económica de uma micro-empresa é normalmente de pouca disponibilidade financeira e de gestores com níveis de ocupação elevados. Para um projecto deste tipo ser uma realidade é necessário criar mecanismos para manter os custos baixos, interacções curtas e valor acrescentado elevado.
Uma micro-empresa tem de focar todos os seus esforços em projectos que tragam rendibilidade, não têm capacidade para criação de projectos que aumentem a eficiência de um processo em 5% ou 10% sem grandes aumentas de caixa.
Com este pensamento em mente a minha visão para a micro-consultoria passa por ser um processo totalmente online.
A redução de custos é enorme, se por exemplo for utilizado o Skype (www.skype.com) para a realização de reuniões, que deverão ser curtas, passamos a ter reuniões sem deslocações e sem encargos para os dois lados. O Skype permite fazer vídeo chamada para mitigar um pouco o problema da falta de presença.
As reuniões devem ser curtas mas o contacto tem de ser constante, logo deve ser utilizada uma ferramenta de colaboração online. Eu com o meu novo cliente estou a utilizar http://collabtive.o-dyn.de/. É uma ferramenta bastante completa, que tem tradução para português. Baste fazer o download do código e instalar nos servidores. Com esta ferramenta consegue-se manter o controlo do projecto tanto do lado do cliente como do lado do consultor e também se consegue manter um contacto permanente.
Outra forma de manter os custos baixo passa por utilizar só tecnologias open-source. Eu como micro-consultor utilizo Ubuntu como sistema operativo, open office para documentação (é compatível com todos os formatos da Microsoft), e sempre que é necessário costumizar algum sistema de informação para os clientes uso linguagens como sejam python, java, mysql... Os custos de hosting são muito mais baixos.
Para os trabalhos de web marketing existem um conjunto grande recursos sem custos, essencialmente os do Google. No final desta poupança fica somente para cobrar ao cliente o conhecimento do consultor.
Outro ponto essencial para os trabalhos de micro-consultoria é que têm de ser de curta duração. As micro-empresas, normalmente, não tem capacidade financeira para ter um consultor a trabalhar durante vários meses num projecto. O micro consultor tem de saber analisar o que é essencial do acessório e fazer todo o processo atrás descrito com rapidez e acima de tudo, com resultados.
